Samsara en Trip Software zijn een samenwerking aangegaan om de Samsara Connected Operations Cloud naadloos te verbinden met het meest complete softwarepakket voor touringcarbedrijven in Nederland en België.

Al 40 jaar bouwt Trip Software gespecialiseerde oplossingen voor de touringcarsector. Ondertussen biedt het bedrijf een uitgebreide reeks modules die de bedrijfsvoering volledig bestrijken. Deze omvatten het hele proces van een touringcarbedrijf, zoals: offerte-aanvragen, definitieve bevestigingen sturen, planning chauffeurs en voertuigen, chauffeursportaal, verwerken van gereden ritten en diensten conform CAO en facturering ritten en diensten. Bij dit laatste aspect wordt rekening gehouden met gereden ritten per land, waardoor ook de juiste BTW kan worden berekend en verwerkt in de financiële administratie.

Vóór deze integratie konden wagenparken die Samsara gebruikten hun telematicagegevens niet koppelen aan het systeem van Trip. Dit betekende dat chauffeurs hun kilometerstanden handmatig moesten invoeren, op papier of via een portaal, in meerdere fasen van een reis: bij het verlaten van het depot en aankomst bij een ophaallocatie van klanten, bij afleveren van de klant en na aankomst bij het depot, en cruciaal: bij grensovergangen.

Handmatige gegevensinvoer betekende een administratieve last voor chauffeurs. Daarnaast eiste het vooral dagelijks veel extra werk van het kantoorpersoneel, dat invoer moest controleren en corrigeren. Vanwege de grote vraag van touringcarbedrijven naar het telematicaplatform van Samsara is het bedrijf nu de derde telematica-aanbieder die met Trip Software integreert. Doordat de realtime data van Samsara nu rechtstreeks in Trip wordt geïntegreerd, krijgen wagenparken nieuwe mogelijkheden om hun administratieve lasten te verlichten en efficiënter te werken.

Het betekent een enorme tijdsbesparing: Geautomatiseerde gegevensverzameling elimineert handmatige invoer door chauffeurs onderweg en administratief personeel op kantoor.

De nauwkeurigheid en naleving wordt verbeterd: Er worden kilometerstanden vastgelegd bij grensovergangen en op belangrijke momenten van ritten. Dit garandeert nauwkeurige kostenberekeningen voor internationale BTW-naleving en facturering.

Het volledige vermogen van het systeem van Samsara is beschikbaar: Wagenparken kunnen nu volledig gebruikmaken van Samsara’s toonaangevende telematicacapaciteiten, en tegelijkertijd hun Trip Software-processen blijven gebruiken.

“De integratie van Samsara met Trip Software heeft onze workflow volledig veranderd,” zegt Chris Jansen, CFO bij de Oostenrijk Groep. “We zijn vorig jaar begonnen met het gebruik van de dashcams van Samsara, en we zijn blij dat we ook Samsara’s telematica-oplossing kunnen implementeren. Onze proef met Samsara telematica liet zien dat we tienduizenden euro’s konden besparen op verbruik. De integratie met Trip Software was echter van vitaal belang voor ons. Met deze integratie kunnen we nu de waarde van beide platforms volledig benutten.”

• Samsara en Trip Software integreren om touringcarbedrijven te helpen met digitale transformatie; De Oostenrijk Groep (foto) reageert alvast positief.